Polityka prywatności Click To Deal

1.1 Systemem Click To Deal zarządza TP Marketing sp. z o.o. z siedzibą w Przemyślu, ul. Piotra Skargi 1, 37-700 Przemyśl, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001011102, NIP 7952573497, REGON 524060930 (dalej: „my”, „TP Marketing”).

1.2 We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres biuro@clicktodeal.pl albo listownie na adres siedziby.

2.1 Click To Deal to system CRM dla firm, które pozyskują klientów z reklam, formularzy i rozmów: zgłoszenia (leady) w arkuszu, karta klienta, kalendarz spotkań, wiadomości SMS i e-mail, poczta, asystent sztucznej inteligencji i raporty. Z systemu korzystają firmy (nasi klienci) i osoby, którym firma założyła konto (właściciel, menedżer, handlowiec i inne role).

2.2 W zależności od rodzaju danych występujemy w jednej z dwóch ról:

• Administrator danych: dla danych osób korzystających z systemu (konta użytkowników), osób reprezentujących firmy, z którymi zawieramy umowy, oraz osób, które kontaktują się z nami albo odwiedzają stronę clicktodeal.pl. Tych danych dotyczą §3 do §5.
• Podmiot przetwarzający: dla danych, które firma wprowadza do swojego CRM, na przykład danych jej klientów i osób, które zostawiły zgłoszenie na stronie lub w reklamie firmy. Administratorem tych danych jest firma, która z systemu korzysta. Przetwarzamy je wyłącznie na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Tych danych dotyczy §6.

3.1 Konto użytkownika systemu.

• Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli zostanie podany), rola w firmie, przypisane inwestycje lub projekty, ustawienia konta (np. dni pracy, motyw), informacja o włączeniu logowania dwuetapowego, daty logowania i ostatniej aktywności.
• Cel: założenie konta i świadczenie usługi, logowanie, bezpieczeństwo konta, kontakt w sprawie działania systemu.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa, której stroną jest firma, a korzystanie z konta jest jej wykonaniem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: bezpieczeństwo systemu i rozliczalność zmian).

3.2 Osoby reprezentujące firmy, z którymi zawieramy umowy.

• Dane: imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy potrzebne do umowy i faktury.
• Cel: zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia, obsługa abonamentu, kontakt handlowy i techniczny.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c (obowiązki podatkowe i rachunkowe) oraz f RODO (kontakt w sprawach umowy, dochodzenie i obrona roszczeń).

3.3 Osoby, które się z nami kontaktują, i odwiedzający stronę clicktodeal.pl.

• Dane: dane podane w wiadomości lub formularzu (np. imię, adres e-mail, telefon, treść), dane techniczne połączenia (adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty) zapisywane w dziennikach serwera.
• Cel: odpowiedź na wiadomość, przygotowanie oferty, zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na zapytanie, bezpieczeństwo), a gdy prosisz o ofertę, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.4 Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie założymy konta, a bez danych firmy nie zawrzemy umowy.

• Konto użytkownika: przez czas korzystania z systemu; po usunięciu konta przez firmę albo zakończeniu umowy dane konta usuwamy, z wyjątkiem wpisów potrzebnych do rozliczalności zmian, które przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dane związane z umową i fakturami: przez czas umowy, a dokumenty księgowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi (zwykle 5 lat od końca roku podatkowego).
• Korespondencja: do zakończenia sprawy, a potem nie dłużej niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dzienniki techniczne serwera: przez krótki czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, zwykle nie dłużej niż 30 dni.
• Kopie zapasowe: każda kopia jest usuwana po 30 dniach.

5.1 Strona i aplikacja korzystają z plików cookies i pamięci przeglądarki, które są niezbędne do działania: utrzymanie zalogowanej sesji, zabezpieczenie logowania przez Google i Facebooka przed podszyciem (jednorazowe znaczniki), zapamiętanie wybranego motywu (jasny lub ciemny), zapamiętanie Twojej decyzji w sprawie cookies i niektórych ustawień widoku. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, a te pliki nie wymagają zgody.

5.2 Pliki cookies marketingowe (np. narzędzia reklamowe Mety) mogą zostać użyte wyłącznie po Twojej wyraźnej zgodzie w okienku cookies. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić. Na stronie clicktodeal.pl i w aplikacji nie używamy dziś narzędzi analitycznych ani reklamowych firm trzecich, które śledziłyby odwiedzających.

5.3 Pliki cookies możesz też usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki; bez cookies niezbędnych nie da się zalogować.

6.1 Firma korzystająca z Click To Deal wprowadza do systemu dane swoich klientów i osób zainteresowanych jej ofertą, na przykład: imię i nazwisko, telefon, e-mail, treść zgłoszenia i odpowiedzi z formularza, źródło zgłoszenia i parametry reklamy, notatki handlowca, terminy spotkań, korespondencję e-mail, treść zgody wraz z datą i wersją, wartość transakcji. Administratorem tych danych jest ta firma i to ona odpowiada za podstawę prawną i za poinformowanie tych osób (np. w klauzuli przy formularzu).

6.2 Przetwarzamy te dane wyłącznie w imieniu firmy i na jej polecenie, w zakresie potrzebnym do działania systemu: przechowywanie, porządkowanie, wysyłka wiadomości, które firma ustawiła, przygotowanie raportów i połączeń z usługami, które firma sama włączyła. Nie wykorzystujemy ich do własnych celów, nie sprzedajemy ich i nie łączymy danych różnych firm. Dane każdej firmy są oddzielone w bazie danych regułami dostępu.

6.3 Jeśli Twoje dane znalazły się w CRM firmy (np. zostawiłeś zgłoszenie na jej stronie), swoje prawa realizuj bezpośrednio u tej firmy. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy prośbę firmie i pomożemy jej ją wykonać; system ma do tego narzędzia (eksport danych osoby, poprawienie, anonimizacja, usunięcie).

6.4 Formularze, strony rezerwacji i landingi firm. Firma może udostępniać w Click To Dealformularz kontaktowy, stronę rezerwacji spotkania albo landing (także pod własną domeną firmy) i pobierać zgłoszenia z formularzy reklam Mety. Osoba, która wypełnia taki formularz, przekazuje dane tej firmie: to ona jest administratorem i przy formularzu podaje swoją nazwę oraz link do swojej polityki prywatności. Przy zgłoszeniu zapisujemy w imieniu firmy treść zgody wyświetlonej w formularzu, jej wersję, datę i źródło oraz skrót adresu IP (nie sam adres), żeby firma mogła wykazać, kiedy i na co zgoda została udzielona.

6.5 Przekazywanie zgłoszeń. Zgłoszenie trafia tylko do firmy, której formularz wypełniono, i do osób z jej zespołu według ustawień przydziału tej firmy. Nie przekazujemy zgłoszeń innym firmom korzystającym z systemu ani nie sprzedajemy ich. Jeśli firma działa z partnerami (np. agencja marketingowa prowadząca jej reklamy), dostęp partnera do zgłoszeń wynika z ustawień i umów tej firmy, a nie z naszej decyzji.

6.6 Po zakończeniu umowy firma może pobrać swoje dane, a następnie usuwamy je wraz z kopiami zapasowymi w terminach określonych w umowie powierzenia.

7.1 Osoba pracująca w Click To Deal może połączyć z systemem własny Kalendarz Google. Robi to sama, po wyrażeniu zgody na ekranie Google, i może połączenie w każdej chwili odłączyć. System prosi o dwa uprawnienia:

• odczyt kalendarza (calendar.readonly), używany wyłącznie do sprawdzenia zajętości (FreeBusy): system dostaje same przedziały zajętego czasu, żeby nie proponować klientom terminów kolidujących z innymi spotkaniami tej osoby i żeby pokazać zajęte godziny w kalendarzu CRM;
• zarządzanie wydarzeniami (calendar.events), używane wyłącznie do tworzenia, przesuwania i usuwania wydarzeń dla spotkań umówionych w CRM: data, godzina, tytuł i opis spotkania, a przy spotkaniu online także link Google Meet i adres e-mail klienta jako uczestnika, żeby otrzymał zaproszenie.

7.2 System nie odczytuje tytułów, opisów ani uczestników innych wydarzeń w kalendarzu i ich nie zapisuje. Danych otrzymanych z Google nie sprzedajemy, nie przekazujemy innym podmiotom (poza dostawcami infrastruktury niezbędnymi do działania systemu, §9), nie używamy do reklam, nie używamy do trenowania modeli sztucznej inteligencji i nie przekazujemy ich asystentowi AI w systemie. Ludzie z naszego zespołu nie czytają tych danych, chyba że użytkownik wyraźnie o to poprosi (np. przy zgłoszeniu błędu), jest to potrzebne ze względów bezpieczeństwa albo wymaga tego prawo.

7.3 Tokeny dostępu do kalendarza przechowujemy zaszyfrowane (AES-256-GCM) i używamy ich wyłącznie do czynności opisanych w pkt 7.1. Odłączenie kalendarza w systemie (Ustawienia, Integracje) usuwa zapisane tokeny. Dostęp możesz też odebrać w ustawieniach konta Google: myaccount.google.com/permissions.

7.4 Korzystanie przez Click To Deal z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług interfejsu API Google (Google API Services User Data Policy), w tym z wymaganiami ograniczonego użytkowania (Limited Use).

7.5 (English) Click To Deal's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The app uses the calendar.readonly scope only to read free and busy times (FreeBusy) and the calendar.events scope only to create, update and delete events for meetings booked in the CRM. Google user data is not sold, not shared with third parties except infrastructure providers needed to run the service, not used for advertising, not used to train AI models and not read by humans unless the user asks us to, it is needed for security, or the law requires it. Access tokens are stored encrypted and deleted when the user disconnects the calendar.

Te połączenia działają tylko wtedy, gdy firma je sama włączy:

• Meta (Facebook i Instagram): pobieranie zgłoszeń z formularzy reklam Lead Ads do CRM firmy, odczyt wyników reklam firmy oraz, jeśli firma to ustawi, wysyłanie do Mety informacji o etapach sprzedaży (zdarzenia konwersji) w postaci zaszyfrowanej (skrót kryptograficzny danych kontaktowych).
• Google Ads i TikTok Ads: odczyt wyników kampanii reklamowych firmy do raportów.
• Skrzynki pocztowe: pobieranie i wysyłanie maili ze skrzynki, którą użytkownik sam podłączy, żeby korespondencja z klientem była widoczna przy jego sprawie. Hasła skrzynek są przechowywane zaszyfrowane.
• Fakturownia: odczyt faktur i płatności firmy.

Tokeny i hasła do tych usług przechowujemy zaszyfrowane, a połączenie można w każdej chwili odłączyć w ustawieniach.

9.1 Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (podprzetwarzający), na podstawie umów z nimi i tylko w zakresie potrzebnym do działania systemu:

9.2 Dane trafiają też do usług, które firma sama połączy (§7 i §8: Google, Meta, TikTok, Fakturownia, dostawca poczty firmy). Te usługi działają według własnych zasad prywatności.

9.3 Gdy firma korzysta z asystenta AI, do dostawcy AI trafia tylko to, czego wymaga dane polecenie, na przykład imię klienta, status, notatki, terminy albo treść maila, do którego ma powstać szkic odpowiedzi. Numery telefonów i adresy e-mail są przed wysłaniem zastępowane oznaczeniami. Dostawca AI nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli. Asystent działa tylko na danych firmy, w której pracuje użytkownik.

9.4 Dyktowanie wiadomości do asystenta korzysta z rozpoznawania mowy wbudowanego w przeglądarkę (np. Chrome, Edge). Głos przetwarza wtedy dostawca przeglądarki (Google albo Microsoft) według własnych zasad; do nas trafia wyłącznie tekst, który użytkownik sam wyśle. Z dyktowania nie trzeba korzystać.

9.5 Dane możemy też udostępnić organom publicznym, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Część dostawców z §9 ma siedzibę w USA albo może przetwarzać dane poza EOG. Przekazujemy dane tylko z zabezpieczeniami wymaganymi przez RODO: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z pkt 1.2.

• Połączenia są szyfrowane (HTTPS), a tokeny i hasła do usług zewnętrznych dodatkowo zaszyfrowane w bazie.
• Dane każdej firmy są oddzielone regułami dostępu w bazie danych; użytkownik widzi tylko to, na co pozwala jego rola.
• Logowanie dwuetapowe (kod z aplikacji w telefonie), które firma może wymagać od całego zespołu.
• Dziennik zmian w danych klientów z możliwością cofnięcia zmiany.
• Codzienne kopie zapasowe przechowywane 30 dni.
• Ograniczony dostęp naszego zespołu do danych, tylko gdy jest to potrzebne do obsługi zgłoszenia, bezpieczeństwa albo wymaga tego prawo.

W zakresie danych, dla których jesteśmy administratorem, masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z praw, napisz na adres z pkt 1.2. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Prawa dotyczące danych z CRM firmy realizuje ta firma (§6).

System automatyzuje pracę firmy (np. przydziela zgłoszenia handlowcom według ustawień firmy, wysyła przypomnienia, a asystent AI może podpowiedzieć następny krok). Nie podejmujemy na tej podstawie decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Decyzje handlowe podejmują ludzie.

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania systemu albo przepisy. Każda wersja ma numer i datę obowiązywania podane na górze. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników w aplikacji albo e-mailem.